Integritetspolicy

1. Vilka vi är

PayNox drivs av Paynox AB, ett företag registrerat i Sverige.

• Företagsnamn: Paynox AB
• Organisationsnummer: 559558-0654
• Postadress: Trädgårdsgatan 2 a Lgh 1102, 598 74 Mariannelund, Sverige
• Hemsida: paynox.net
• App: https://app.paynox.net

För frågor om integritet, kontakta oss på: [email protected]

2. Vad denna försäkring täcker

Denna policy gäller för personuppgifter som behandlas när du:

• Besök paynox.net
• Använd PayNox-appen
• Skapa eller hantera fakturor
• Skapa eller hantera kundregister
• Skicka fakturor eller påminnelser
• Öppna en offentlig fakturasida
• Kontakta PayNox
• Använd PayNox-rapporter, betalningsspårning eller verktyg för kundfordringar

3. Vår roll enligt GDPR

Paynox AB kan agera som personuppgiftsansvarig för personuppgifter som rör våra webbplatsbesökare, kontoanvändare, affärskontakter och direkt kundrelation med PayNox.

Om en företagsanvändare använder PayNox för att lagra information om sina egna kunder, fakturamottagare, kontaktpersoner eller betalningsaktivitet, kan företagsanvändaren vara personuppgiftsansvarig för den kundinformationen, och Paynox AB kan agera som personuppgiftsbehandlare eller tjänsteleverantör beroende på omständigheterna.

Företag som använder PayNox ansvarar för att säkerställa att de har rätt att ange kunders och fakturamottagares personuppgifter i PayNox.

4. Personuppgifter som vi kan komma att samla in

Beroende på hur PayNox används kan vi komma att behandla följande kategorier av personuppgifter:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Företagsnamn
• Organisationsnummer
• Adress och land
• Uppgifter om arbetsroll eller kontaktperson
• Fakturainformation
• Betalningsstatus och betalningsregister
• Betalningsreferens, betalningsmetod och betalningsanmärkningar
• Fakturavisningsaktivitet, såsom visningsantal, första visningsdatum och sista visningsdatum
• Påminnelseaktivitet, såsom påminnelsetyp, antal påminnelser och senaste påminnelsedatum
• Data om kunders betalningsbeteende genererad från faktura- och betalningsaktivitet i PayNox
• Teknisk information såsom IP-adress, webbläsartyp, enhetsinformation, loggdata och tidsstämplar
• Meddelanden skickade via kontaktformulär eller e-post

5. Hur vi använder personuppgifter

Vi använder personuppgifter för att tillhandahålla, driva, säkra och förbättra PayNox, inklusive för att:

• Skapa och hantera användarkonton
• Tillhandahålla funktioner för fakturering och fakturahantering
• Skapa faktura-PDF:er och kundfordringsrapporter
• Lagra och hantera kundregister som angetts av affärsanvändare
• Skicka faktura- och påminnelsemejl
• Tillhandahåll offentliga fakturasidor för kundernas åtkomst
• Spåra fakturaaktivitet och vyer över kunders fakturor
• Registrera hela och delbetalningar
• Visa betalda belopp, återstående saldon, förfallna fakturor och instrumentpaneler för kundfordringar
• Generera riskprofiler för kundfordringar baserat på PayNox faktura- och betalningsaktivitet
• Svara på kontaktförfrågningar och supportförfrågningar
• Bibehåll tjänstens tillförlitlighet och förhindra missbruk
• Följa juridiska, redovisnings-, skatte- och affärsregisterskyldigheter

6. Rättsliga grunder för behandling

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har en laglig grund för det. Beroende på sammanhanget kan den rättsliga grunden inkludera:

• Fullgörande av ett avtal, där behandling är nödvändig för att tillhandahålla PayNox-tjänster
• Legitima intressen, såsom att driva, förbättra, säkra och stödja PayNox
• Rättsliga skyldigheter, såsom redovisnings-, skatte- och efterlevnadskrav
• Samtycke, där vi ber om samtycke för en specifik behandlingsaktivitet

Om behandlingen grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Detta påverkar inte behandling som utfördes innan samtycket återkallades.

7. Riskprofiler för kundfordringar

PayNox kan generera riskprofiler för operativa kundfordringar baserat på faktura- och betalningsaktivitet inom PayNox. Dessa profiler kan inkludera kunders betalningsbeteende, förfallna saldon, antal visade men obetalda fakturor, genomsnittligt antal dagar till betalning, sena betalda fakturor, maximalt antal dagar försenade, risksignaler och rekommenderade uppföljningsåtgärder.

8. Offentliga fakturasidor

PayNox kan tillhandahålla offentliga fakturalänkar så att fakturamottagare kan se fakturainformation utan att skapa ett konto. Offentliga fakturasidor är utformade för kundernas åtkomst till fakturor och kan visa fakturainformation, betalningsinstruktioner, åtkomst till faktura-PDF, betalda belopp och återstående saldon.

PayNox kan registrera fakturaaktivitet såsom visningsantal, första visningsdatum och sista visningsdatum för att hjälpa företag att förstå fakturahantering och behov av betalningsuppföljning.

9. Delning av personuppgifter

Vi säljer inte personuppgifter. Vi kan komma att dela personuppgifter med tjänsteleverantörer och partners där det är nödvändigt för att driva PayNox, såsom:

• Hosting- och infrastrukturleverantörer
• Leverantörer av e-postleverans
• Analys- eller loggningsleverantörer, om sådana används
• Betalnings-, redovisnings- eller compliance-tjänsteleverantörer, om relevant
• Professionella rådgivare, såsom advokater, revisorer eller revisorer
• Myndigheter där det krävs enligt lag

I de fall då tjänsteleverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning vidtar vi åtgärder för att säkerställa att lämpliga avtalsenliga och dataskyddsåtgärder finns på plats.

10. Internationella överföringar

När personuppgifter överförs utanför EU/EES kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att överföringen sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, såsom att använda lämpliga skyddsåtgärder där det krävs.

11. Datalagring

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna policy, såvida inte en längre lagringsperiod krävs eller tillåts enligt lag.

Lagringsperioder kan bero på typ av data, syftet med behandlingen, användarkontots status, redovisnings- eller skatteskyldigheter, rättsliga krav och legitima affärsbehov.

12. Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska åtgärder som är avsedda att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, missbruk, ändring eller avslöjande.

Ingen onlinetjänst kan garantera absolut säkerhet, men vi arbetar för att upprätthålla lämpliga skyddsåtgärder för den typ av data som behandlas via PayNox.

13. Dina rättigheter

Enligt GDPR kan du ha rätt att:

• Begär åtkomst till dina personuppgifter
• Begär rättelse av felaktiga personuppgifter
• Begär radering av personuppgifter
• Begär begränsning av behandling
• Invända mot viss behandling
• Begär dataportabilitet där så är tillämpligt
• Återkalla samtycke när behandlingen baseras på samtycke
• Lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på [email protected].

14. Kakor och liknande tekniker

PayNox kan använda cookies eller liknande tekniker för webbplatsens funktionalitet, drift av tjänster, prestanda, analys eller säkerhet. Där det krävs enligt lag kommer vi att be om samtycke innan vi använder icke-nödvändiga cookies.

Du kan styra cookies via dina webbläsarinställningar. Att blockera vissa cookies kan påverka hur webbplatsen eller appen fungerar.

15. Barn

PayNox är avsett för affärsbruk och riktar sig inte till barn. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn.

16. Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy då och då. Den senaste versionen kommer att publiceras på denna sida. Om vi gör väsentliga ändringar kan vi komma att meddela detta ytterligare där så är lämpligt.

17. Kontakt

För frågor om integritet, kontakta:

• Paynox AB
• Org.nr: 559558-0654
• Trädgårdsgatan 2 a Lgh 1102, 598 74 Mariannelund, Sverige
• E-post: [email protected]